Pada kesempatan kali ini, saya ingin memberikan sebuah tips pada kawan-kawan pembaca sekalian, yaitu cara membuat Mail Merge antara Ms. Excel dan Ms. Word.
Mail Merge berfungsi untuk menghubungkan data yang ada pada Ms. Excel
sehingga dapat di akses di Ms. Word. Biasanya Mail Merge ini digunakan
untuk membuat undangan atau daftar yang memiliki format yang sama dan
data yag digunakan sangat besar, sehingga dapat disimpulkan juga bahwa
disini Ms. Excel berfungsi sebagai penyimpanan data/database. Tidak usah
panjang lebar lagi, bagaimana cara membuat Mail Merge tersebut ? Mari
kita ikuti sama-sama langkah dibawah ini :
- Langkah pertama yang harus kita lakukan yaitu kita masuk ke Ms. Excel, setelah itu kita beri nama Sheet yang akan kita gunakan sebagai tempat penyimpanan data, seperti pada gambar dibawah ini :
Rename Sheet- Setelah kita memberi nama sheet sesuai dengan langkah di atas, lalu kita buat tabel yang kita inginkan sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh bisa dilihat pada gambar dibawah ini :
Tabel- Setelah membuat tabel dan data telah di isi, maka simpan file Ms. Excel tadi sesuai dengan nama file yang di inginkan.
- Langkah selanjutya kita buka Ms. Word, pada Ms. Word ini kita akan membuat format baku yang akan kita gunakan sesuai dengan kebutuhan yang akan kita gunakan. Sebagai contoh, dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini:
Format pada Ms. Word- Setelah format telah selesai kita buat, pada Ms. Word kita pilih menu Mailings >> Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.
Menu Mailings- Lalu akan muncul menu disamping kanan Ms. Word, Selanjutnya pada menu Select Document Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.
Document Type- Selanjutnya pada menu Select starting document, pilih Use the current document >> Next:Select Recipients
Starting Document- Pada menu Select recipients, pilih Use an existing list, selanjutnya pilih file Ms. Excel yang disimpan tadi pada menu Browse, pada saat kita membuka file Ms. Excel yang telah kita simpan tadi, akan mucul sheet yang ada pada file Ms. Excel tadi. Selanjutnya kita pilih sheet yang telah kita berinama tadi tempat data tersimpan. Setelah dipilih , lalu lanjutkan dengan memilih Next: Write your letter
Recipients
Pilih Sheet- Selanjutnya untuk memasukan data pada format yang telah kita buat tadi pada Ms. Word, arahkan kursor pada format yang telah kita buat sesuai dengan jenis data yang akan kita tampilkan,lalu kita pilih tab Insert Merge Field. Pada tab ini akan muncul kolom-kolom yang telah kita buat pada Ms. Excel tadi. Lalu pilih kolom-kolom tadi sesuai dengan format yang telah kita buat pada Ms. Word agar data yang telah kita buat pada Ms. Excel dapat ditampilkan pada Ms. Word. Contoh seperti pada gambar berikut :
Menghubungkan file Ms. Excel dengan Ms. Word- Untuk menampilkan data , pilih menu Preview Results, maka akan tampil data yang ada pada Ms. Excel tadi. untuk melihat data selanjutnya, dapat dilakukan dengan cara menekan tombol anak panah disamping menu Preview result sesuai dengan nomor yang kita inputkan sebelumnya pada Ms. Excel. Contoh seperti pada gambar dibawah ini :
Menampilkan Data
Demikian tips yang dapat saya berikan
pada kesempatan kali ini. Saya rasa tidak terlalu susah untuk dicoba
oleh kawan-kawan semua. Semoga tips pada kesempatan kali ini dapat
berguna bagi kawan-kawan sekalian.
Kata Bijak Hari ini : Kalau cuma bicara mimpi, kita tak akan bisa melihat kenyataan . Good Luck untuk kawan-kawan semua dan Yakin Usaha Sampai.
